Административный регламент оказания муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в администрации городского округа Котельники

Утвержден

постановлением главы

городского округа Котельники

                  Московской области

                  от  14.02.2011 2011 г. № 137-ПГ

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО  ИСПОЛНЕНИЮ  ЗАПРОСОВ  ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ  ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ  НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В АДМИНИСТРАЦИИ  ГОРОДСКОГО ОКРУГА КОТЕЛЬНИКИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 Общие положения

1.     Административный регламент оказания муниципальной услуги по  исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в администрации  городского округа Котельники (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по документам, находящимся на архивном хранении в администрации  городского округа Котельники (далее - Администрация).

2. Оказание муниципальной услуги осуществляет общий отдел управления делами администрации городского округа Котельники (далее - общий отдел).

3. Настоящий Административный регламент разработан в соответствии с:

-Конституцией Российской Федерации;

-Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

-Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "-О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

-Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О защите персональных данных";

-Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

-приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

-Уставом городского округа Котельники.

4. Результатом оказания муниципальной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в администрации, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

5. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

 

 Требования к порядку оказания муниципальной услуги

6. Архивные фонды, находящиеся на архивном хранении в администрации располагаются в муниципальном архиве городского округа Котельники (далее муниципальный архив)  по адресу: 140054, Московская область, г. Котельники,  мкр. Ковровый,               д. 25,  1 этаж,  тел.: 8(498) 642-19-66.

Официальный сайт Администрации в сети Интернет:  www.Kotelniki.ru

Адрес электронной почты E-mail: DOC@kotelniki.ru

Официальный сайт Администрации www.kotelniki.ru

График приема заявителей в муниципальном архиве :

Понедельник, четверг: с 10.00 до 17.00.

Перерыв на обед: с 13.00 до 14.00.

7. Информирование о правилах оказания муниципальной услуги осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования.

Публичное информирование включает в себя: размещение информации о правилах оказания муниципальной услуги на информационных стендах в здании Администрации и на официальном сайте Администрации в сети Интернет.

Индивидуальное информирование осуществляется в устной и письменной форме.

Индивидуальное информирование в устной форме осуществляется на личном приеме и по телефону.

Индивидуальное информирование на личном приеме не может превышать 60 минут, а индивидуальное информирование по телефону не может превышать 10 минут.

Индивидуальное информирование в письменной форме осуществляется путем направления письменного ответа на запрос почтовым отправлением либо по электронной почте.

8. Срок оказания муниципальной услуги не может превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Время ожидания в очереди при подаче заявления, получении документов заявителем, а также время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут с момента начала оказания муниципальной услуги впереди стоящему заявителю.

9. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются обращения или заявления (далее - запросы), не позволяющие установить лицо, обратившееся в Администрацию, а также запросы, не содержащие информации, необходимой для архивного поиска.

10. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. В помещениях для работы с гражданами установлены информационные стенды, на которых размещены основные нормативные правовые акты, регулирующие оказание муниципальной услуги.

Для ожидания и приема граждан, заполнения необходимых для оказания муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками документов. В этих местах обеспечивается возможность реализации прав инвалидов на оказание по их заявлению муниципальной услуги.

11. Оказание муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

 

 Последовательность административных действий при оказании

12. Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

1) прием и первичную обработку запросов;

2) регистрацию запросов;

3) исполнение запросов;

4) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

5) выдачу копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении;

6) контроль исполнения запросов.

13. Последовательность действий при исполнении муниципальной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 1).

Прием и первичная обработка запросов

14. Запрос в общий отдел осуществляется следующими способами:

1) почтовым отправлением;

2) через приемную Администрации;

3) лично гражданами;

4) посредством электронной почты.

15. Запрос осуществляется в установленной форме (приложения N 2).

16. К запросу заявителя  прилагаются документы, содержащие сведения, обеспечивающие возможность его исполнения.

17. При личной подаче запроса, на копии запроса по просьбе физического лица ставятся регистрационный номер, дата и подпись специалиста общего отдела, принявшего документ.

18. Поступившие в общий отдел запросы регистрируются специалистами в течение трех календарных дней со дня поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в общем отделе является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

19. Регистрация запросов ведется в журнале регистрации запросов.

 

                                                                   Исполнение запросов

20. Исполнение запросов осуществляется по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве. Исполнение запросов производится  специалистами общего отдела, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником общего отдела.

21. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка",  ¨"Архивная выписка", "Архивная копия".

22. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях и в разные периоды времени  включаются в разные  справки.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью "Управление делами".

Архивная справка подписывается  первым заместителем главы администрации и заверяется гербовой печатью Администрации.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

23. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Достоверность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью первого заместителя главы администрации и заверяется гербовой печатью Администрации.

24. На архивной копии проставляются архивные шифры единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью первого заместителя главы администрации и заверяются гербовой печатью Администрации. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления удостоверяются подписью специалиста общего отдела и заверяются печатью "Управление делами".

25. Если в муниципальном архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение  этих документов, специалисты общего  отдела пересылают запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Если в муниципальном архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

26. Справочная информация предоставляется  специалистами общего отдела по следующим вопросам:

1) о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

2) о сроках исполнения запроса;

3) о результатах рассмотрения запроса (положительный/ отрицательный ответ).

27. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом.

28. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица выдаются под расписку заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

 

Порядок и формы контроля оказания муниципальной услуги 

29. Контроль оказания муниципальной услуги осуществляется начальником управления делами Администрации в форме проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений настоящего Административного регламента.

30. Периодичность проведения проверок носит плановый характер (осуществляется 1 раза в год) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителей).

31. Один раз в год уполномоченное должностное лицо не позднее трех рабочих дней по окончании последнего дня ноября предоставляет начальнику управления делами Администрации отчет об оказании муниципальной услуги.

32. Ежегодно в срок до 1 февраля общий отдел предоставляет главе городского округа итоги мониторинга применения настоящего Административного регламента с предложениями при необходимости по внесению в него изменений.

33. Контроль оказания муниципальной услуги со стороны граждан, организаций осуществляется в порядке и формах, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

 

 Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица Администрации, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги

34. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения Административного регламента, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

35. Заявитель в своей жалобе (приложение N 3) в обязательном порядке указывает:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для гражданина, наименование организации - для юридического лица;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) изложение сути жалобы;

4) личную подпись и дату.

36. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

37. Администрация:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу;

2) вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов в срок, не превышающий 30 календарных дней с даты подачи жалобы.

Приложение № 2

к Административному регламенту

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

 о предоставлении  архивной справки по документам

1.	Фамилия, имя, отчество, (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2.	Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и № телефона заявителя.
3.	Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку)
4.	О чем запрашивается архивная справка: точное название места работы, учебы, службы (учреждение, учебное заведение, воинская часть)
		Начало работы, учебы (год, месяц, число)	Конец работы, учебы (год, месяц, число)	Должность. звание

Подпись заявителя  _________________     _______________

                                                                             расшифровка

«______» __________________ 20____г.

Приложение № 3

к Административному регламенту

Главе городского округа Котельники

Седзеневскому А.Ю.

От______________________________________

________________________________________

почтовый адрес:__________________________

_________________________________________

ЖАЛОБА

                 НА НЕПРАВОМЕРНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

    Прошу принять жалобу на неправомерные действия ____________________

___________________________________________________________________,

                                                        (Ф.И.О., должность)

состоящую в следующем: ____________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

                               (указать причины жалобы, дату и т.д.)

_______подтверждение вышеизложенного прилагаю следующие документы:

1. ________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________

4. ________________________________________________________________

__________________________________________________

     (Ф.И.О.)                         (дата)                     (подпись)

Жалобу принял:

__________________________________________________

     (Ф.И.О.)                  (подпись)                  (должность)

__________________

     (дата)    

Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица Администрации, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги

Порядок и формы контроля оказания муниципальной услуги

Исполнение запросов

Последовательность административных действий при оказании

Требования к порядку оказания муниципальной услуги

Общие положения

муниципальной услуги